Lean Coffee: Promoviendo el Diálogo

“El encuentro de dos personas es como el contacto de dos sustancias químicas: si hay alguna reacción, ambas se transforman”.

Cuando escribía su obra «Tipos Psicológicos«, el famoso psiquiatra Carl Gustav Jung (Autor de la cita de más arriba) definió dos maneras de referirse a la personalidad en base a dónde ponía cada uno su interés propio: En los procesos internos, los sentimientos y sus pensamientos; o bien en los procesos externos, otras personas y el entorno.

Claro, no todos podemos definirnos al 100% como introvertidos o extrovertidos, sin embargo, tenemos ciertos tintes que nos tienden a inclinar más hacia un lado de la balanza que a otro. Algunos estarán esperando el mejor momento para levantar la mano y hacer su aporte en esa conversación que otras dos personas llevan dirigiendo sin problemas durante cuarenta minutos. mientras que otros… Bueno, serán una de esas dos personas que encuentra que los demás están demasiado callados.

Como sea, la comunicación es compleja, eso es un hecho. No sólo están las barreras culturales o lingüísticas, las formas kinésicas y proxémicas, los detalles verbales o la acentuación, sino que además hay que meter la psicología porque algunos individuos tienden a hablar de más y otros a halar de menos, haciendo que las ideas o bien se terminen diluyendo entre la cháchara eterna, o que nunca sean explicadas debido al enorme «Qué dirán» que hemos tejido en nuestras cabezas.

Afortunadamente, la necesidad ha creado cientos de técnicas que permiten facilitar la comunicación entre diferentes individuos, independiente de su tipo de personalidad, y hoy les vengo a hablar de mi favorita: El Lean Coffee.

Inventada por Jeremy Lightsmith y Jim Benson, el Lean Coffee es una forma de realizar reuniones de forma práctica que además invita y permite la participación de cada integrante, puesto que esta vez el foco y la duración de este mismo es consensuada por las personas y no por una agenda prescrita ni impuesta.

PREPARACIÓN
Para esto, se necesita un tablero Kanban que sirva como el radiador donde pondremos nuestro enfoque (Por conversar, en discusión, revisado), además de post-its, lápices y cronometro. ¿Y qué hacemos con este? Sencillo:

El facilitador indica el objetivo o asunto primario de esta dinámica: Puede ser una retrospectiva para encontrar planes de mejoras dentro de un equipo, un levantamiento de dolores dentro de un área, una lluvia de ideas para un producto, una sesión de dudas sobre una funcionalidad, o prácticamente cualquier instancia donde necesitemos recopilar información, opiniones o generar diálogo dentro de un equipo acotado.

RECOPILACIÓN
Para eso dispondremos de un tiempo preestablecido para que cada integrante añada un tópico relacionado que considere relevante en la columna «Por Conversar«. De cinco a diez minutos suele ser suficiente, dependiendo de la densidad de personas o de la longitud de la reunión. De esta manera, tanto introvertidos como extrovertidos pueden exponer sus puntos claramente en un tablero al que todo el equipo tiene acceso.

El facilitador, por supuesto, puede aplicar algunas técnicas básicas para optimizar este proceso, como el unir las ideas duplicadas, o juntar aquellas que sean muy similares o que estén estrechamente relacionadas entre sí.

PRIORIZACIÓN
Cada integrante, además, poseerá votos (De 2 a 5 según la cantidad de tópicos) que puede colocar en los post-its de tópicos que le interesen, los cuales pueden ser pequeños adhesivos, una marca con plumón o un «like» si es en alguna plataforma online. La idea es definir qué tópicos son más relevantes para los participantes, dándole prioridad a los que más impacto tengan según la opinión popular. El facilitador, puede ordenar los tópicos dejando más arriba aquellos que hayan sido más votados.

CONVERSACIÓN
El tema mejor puntuado pasa a la columna «En discusión«, y le damos un período de tiempo cronometrado concreto (en general cinco minutos) y se deja que los integrantes den su opinión, generando diálogo y conversación sobre el asunto en específico. Es deber del facilitador el invitar a los más introvertidos a participar y el limitar respetuosamente a quienes acaparen más la palabra.

DECISIÓN
Al acabarse el tiempo cronometrado, el facilitador les pregunta a los demás integrantes si desean continuar con el tema por otros dos o tres minutos, haciendo voto romano (Pulgar arriba es continuar, pulgar hacia al lado es neutralidad y pulgar hacia abajo es siguiente tema), donde mayoría gana.

Si se continua, al cabo de tres minutos se vuelve a hacer voto romano. Sino, movemos el tópico a la columna «Revisada» y se continúa con el siguiente tópico por orden de votación. Y se continúa así hasta que la reunión termine, dando un cierre recopilatorio de los resultados que se han conseguido. Siempre es bueno incluir una forma de documentar los hallazgos encontrados o los planes de acción que se van generando, con sus respectivos responsables y tiempos de compromiso.

Como ya les habíamos mencionado anteriormente, esta es una de nuestras técnicas favoritas para facilitar reuniones o ceremonias precisamente por los resultados que nos ha dado. Al ser un foro de diálogo abierto, la dinámica suele tener muy buena recepción y participación por parte de los equipos debido a que en un inicio coloca a todos los integrantes al mismo nivel comunicativo, y suele sorprender por la facilitad con la que brotan las nuevas ideas o las opiniones más escondidas.

Además, el uso del cronómetro impide que la reunión se vuelva eterna y ayuda a identificar prontamente cuando se está llegando a un callejón sin salida de argumentos, permitiendo un balance entre los diferentes tipos de personalidad y aprovechando mejor el tiempo de todos los participantes.

Demás está decir que la mejor dinámica que puedes realizar siempre será la presencial, pero si estás atorado en la jungla y no tienes cómo llegar con tu equipo, te recomendamos EasyRetro o Miro para poder llevarla a cabo de manera remota, y si te interesa aplicarla en una retrospectiva, quizás este artículo te sea de gran ayuda. Esperamos que esta dinámica te añada valor si es que no la conocías, y si ya la dominas te invitamos a reflexionar si tus próximas reuniones deberían seguir o no este formato. ¿Quién sabe? A lo mejor te sorprende.

Si te interesa aprender más sobre Scrum como marco de trabajo, te recomendamos mucho «Scrum, el arte de hacer el doble de cosas en la mitad del tiempo«. Si quieres aprender sobre el principal mecanismo de mejora de Scrum, te recomendamos «Retrospectivas: Haciendo buenos equipos, mejores«. Y si te interesa contactarte con un equipo que apoye a tu organización a adoptar una cultura más agile, te recomendamos enviarle un mensaje a nuestro partner BlackHat y ver qué opciones tienen para ti.