Estructura de Retrospectivas Poderosas

“- Al final del Sprint, nos juntamos con el equipo. Revisamos el tablero de lo que hicimos bien, lo que hicimos mal y reflexionamos un poco sobre eso.”

“- En serio? Qué suerte. Nosotros completamos una planilla sobre las lecciones aprendidas y las subimos a la intranet donde creo que las lee uno de los gerentes en su tiempo libre.”

¿Te suena algo de esto? ¿Te has preguntado por qué tu equipo parece estar estancado a pesar de tener Retrospectivas cada dos semanas? ¿Te sorprende que haya gente que ya esté un tanto aburrida de la rutina de esta ceremonia? De ser así, posiblemente estemos avanzando por caminos sinuosos.

Una retrospectiva no es sólo una reunión, es una ceremonia, y no cualquier ceremonia, sino que la que bajo nuestro punto de vista es la que mayor valor otorga al marco de trabajo Scrum, y aquella que más se puede imitar en diferentes contextos para resolver problemas de desempeño, de falta de comunicación, o de déficit de Innovación.

Es por eso que hoy queremos invitarte a dejar de lado el “template” rutinario del mismo tablero, el checklist de ceremonias que se deben cumplir en un Sprint, y la horita y media de Team Building forzado donde los post-its sobran. Hoy queremos reflexionar y compartirte parte del libro “Retrospectivas: Haciendo buenos equipos, mejores“, mostrarte los cinco pasos ideales para generar una ceremonia de impacto, que genere planes de acción relevantes y que no deje indiferente a ninguno de los participantes.

1) Prepara el escenario.

Al Iniciar tu facilitación de esta ceremonia, nunca des por hecho de que todos los participantes saben a lo que vienen. Pues, aunque así fuese, quien debe mostrarles el camino a seguir eres tú, y para eso es necesario crear una atmósfera de comodidad y de confianza. 

Por eso mismo, sé el primero en tomar la palabra y darle una cálida bienvenida a tu equipo. Aprecia la inversión de tiempo que cada uno de ellos está depositando en ti y en la ceremonia, y mantén esa inversión bajo control al recordarles cuanto rato estarán reflexionando, y qué objetivos esperan alcanzar como equipo. 

Fijar las metas es realmente importante, ya que dependiendo de si buscamos mejorar prácticas, analizar porqué estamos fallando, o reforzar las relaciones que se han oxidado debido al estrés, podremos tomar diferentes posturas y aprovechar de mejor manera las diferentes dinámicas que podemos emplear.

2) Recolecta información.

Tanto las dinámicas para romper el hielo, como con la actividad principal, son bastante útiles para conseguir información que nos permita alcanzar nuestro objetivo de mejor manera.  Según el tipo de actividad que sigas, puedes detallar el estado de ánimo que tienen los participantes, la satisfacción con sus procesos o con el marco de trabajo, los problemas que tienen consigo y que deberían solucionar, e incluso los logros que deben celebrarse.

Y es que dependiendo de lo que queremos lograr, podemos programar diferentes actividades principales para los siguientes pasos, o aplicar pequeñas dinámicas para romper el hielo y desconectar la rutina de la retrospectiva.  Elijas lo que elijas, siempre mantén un plan B en caso de estar en contra del tiempo, y evalúa que tus dinámicas permitan la participación de todo el equipo, se enfoquen en el diálogo y promuevan la formación de nuevas perspectivas.

Un buen ejemplo puede ser que cada uno evalúe la situación del Sprint Anterior, y posteriormente fundamentar las respuestas mediante opiniones colocadas en un tablero de: “STOP, START, KEEP” indicando qué problemas han impedido obtener una calificación más alta.

3) Genera Introspección:

Con la información desplegada en un tablero, visible para todos, céntrate en cuestionar el porqué de esta información. Busca las causas de los problemas para evitarlos o mitigarlos a futuro, y también el origen de las fortalezas para poder fomentarlas o replicarlas a futuro.  Asegúrate de obtener todas las opiniones dentro del equipo, y generar pequeños debates que ayuden a enriquecer las soluciones.

Intenta aglomerar opiniones similares o relacionadas en un sólo tópico, para aprovechar mejor el tiempo, y si al equipo le cuesta iniciar la conversación sobre alguno de estos tópicos, dales un poco de apoyo haciendo las preguntas necesarias relacionadas con los objetivos de la Retro para que ellos mismos puedan llegar a una buena decisión.

4) Decide qué harás.

En base a la introspección realizada, genera planes de acción o experimentos para mejorar la situación del equipo. Genera dinámicas para escoger los mejores planes, tanto como por resultados como por factibilidad. Con eso listo, asigna responsables dentro del equipo, y fechas a corto plazo para conseguir resultados. Por sobre todo, evita las retrospectivas que se transforman en muros de lamentos. Recordemos que quejarse nos sirve para desahogarnos, pero de por sí no nos ayudará a evitar problemas.

5) Da un buen cierre.

Con la Introspección realizada, y los planes de acción definidos y asignados, podemos ya dar un cierre a nuestra dinámica. Nuevamente, reconoce y aprecia el trabajo duro y la participación. Mantén tu dinámica y sus resultados documentados y visible para el equipo, ya sea en el lugar físico donde trabajan, o en algún tablero virtual durante el trabajo remoto (Recomendamos Miro o EasyRetro) . Y finalmente, evalúa preguntándoles si les estás entregando valor con la ceremonia.

Recomendaciones Generales:

– Da espacio a todas las opiniones.

– Toma puntos de vista comprensivos.

– Permite que la discusión fluya, en lugar de predefinir un objetivo.

– Siempre termina con planes de acción definidos y asignados.

Si te interesa aprender más sobre como perfeccionar tus retrospectivas, te recomendamos mucho este libro, sobre el cual nos basamos para escribirte este artículo.  ¡Y si te interesa contactarte con un equipo que apoye a tu organización a adoptar una cultura más agile, te recomendamos enviarle un mensaje a nuestro partner BlackHat y ver qué opciones tienen para ti!

Esperamos que este artículo te sea de utilidad, y que puedas tomar algo de lo explicado para mejorar tus próximas retrospectivas. ¡Recuerda que cualquier cambio pequeño que inicies, puede tener grandes impactos a futuro!

2 comentarios sobre “Estructura de Retrospectivas Poderosas

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