Agilidad aplicada

Agilidad. La moda nueva que no es ni tan nueva, ni es tan moda, o tal vez sí un poco. Todo el mundo quiere aprender de esta, y hasta las empresas más tradicionales intentan pulir su imagen al mostrar la gran cantidad de cambios que están siguiendo para resolver las necesidades del cliente lo antes posible.

Muchos aplican Kanban, por lo que automáticamente han cambiado su mentalidad para los nuevos paradigmas de la competencia. Otros han dejado de ser tan prescriptivos siguiendo al pie de la letra cada uno de los pasos de la implementación de SAFE, y algunos incluso ya han invertido un par de millones en contratar a una persona que abusa de la comunicación asertiva para explicarle entre post-its y emoticonos que están haciendo todo mal.

Porque sí, así es esto. Caótico. No está bien comparar con la competencia el cómo nos adaptamos o qué tal hemos seguido el proceso del cambio, ya que cada uno tiene su ritmo. Pero donde sí queremos ser superior es en la presencia en el mercado, en la captación de clientes y en qué tan rápido subimos nuestros KPI. Y tan errados no estamos, ya que siempre hay que tener presente que la agilidad no es un fin, sino que es un medio.

Por esto mismo, queremos olvidarnos por un rato de la visión empresarial, de la industria del software, y de las necesidades del negocio. Queremos concentrarnos en ti, en tus equipos, en tus ideas y en tus metas personales, y conversar un rato sobre herramientas que erradamente creemos que nos sirven exclusivamente para desarrollar software, y que en cambio pueden aportarte algún valor en tus demás proyectos.

Porque aquí importa si sabes programar o no, hoy queremos entregarte algunos consejos que puedes aplicar para mejorar tu estado físico en el gimnasio, para mejorar con tus proyectos de repostería, para darle duro con tu nueva startup o incluso para apoyar a tu hijo con su proceso de aprendizaje. Ceremonias, herramientas y paradigmas que están para que podamos sacarle provecho a cualquier tópico en el que queramos mejorar.

Trabaja con Iteraciones cortas
Sí, hacer cosas pequeñas. No es ninguna sorpresa que te lo digamos en primer lugar. Hagas lo que hagas, Asegúrate de tener resultados a corto plazo y de marcar cada hito en tu progreso. Que tu esfuerzo se pueda ver reflejado, y que puedas generar valor para ti o para alguien más lo antes posible. Recuerda que siempre cometerás errores, y la mejor manera de equivocarse, es de forma rápida y temprana.

Parte de esto se aplica con la filosofía Kaizen de mejora constante. Genera pequeños cambios y asegúrate de que estos sean sostenibles. No te mates por cumplir tus metas, ya que al colapsar y no poder ver un horizonte claro, será cuando la desmotivación y la apatía te invadan. Recuerda que somos humanos, criaturas de hábitos, y los hábitos que no nos logran proporcionar satisfacción acaban por ser desechados.

Dile no al Multitasking
Cuando trabajas en dos cosas al mismo tiempo, es errado pensar que estarás un 50% en cada una. Para saltar de un lado a otro, debes generar esfuerzo mental y aplicar más el lado 2 de tu cerebro, dilatar tus pupilas y contraer tu musculatura. Una pausa, una reconexión con tus tareas, un espacio entre uno y lo otro. Y está bien, nuestra mente no es infinita.

Mientras más cosas hagas simultáneamente, más desperdicio generarás, menos concentración dedicarás y más errores cometerás, lo que se traduce en una mayor inversión de esfuerzo y de tiempo para finalizar todo, y este sobresfuerzo a la larga se volverá frustración, que puede traer graves consecuencias para tus objetivos.

Y es que eso de “El que mucho abarca, poco aprieta” es completamente cierto. Y si no nos crees, compruébalo tú mismo. Prende un cronómetro y di el abecedario, y luego cuenta hasta 27 y registra tu tiempo, intenta hacerlo lo más rápido que puedas. Luego de eso, vuelve a encender el cronómetro, y vuelve a hacer lo mismo, pero esta vez, por cada letra, avanza con tu cuenta numérica (A uno, B dos, C tres, etc.). Compara resultados, y cuéntanos cómo te fue.

Como consejo te recomendamos ordenar tus prioridades, empieza por la más importante y no te detengas hasta que la termines, o hasta que no puedas seguir avanzando. Un tablero Kanban podría serte muy útil, y también aplicar conceptos como el Work in Progress: Definir la cantidad de trabajo óptima que podemos hacer simultáneamente.

Genera momentos de Retrospección
En Scrum se conoce como Retrospectiva a las instancias en las que revisamos el trabajo hecho y generamos planes de mejora. Un espacio donde analizas tus avances, reconoces los errores y celebras los aciertos, y lo más importante: Generas planes de acción para mejorar en tu siguiente iteración.

Si estás trabajando en equipo, aprovecha este momento para fortalecer los lazos de cada integrante, así como la comunicación. Y siempre intenta conseguir retroalimentación de terceros respecto a tus avances. No siempre seremos capaces de reconocer nuestras fallas, o de identificar cuánto hemos mejorado últimamente. Por eso es necesario hacer pausas, y reflexionar un poco sobre los pasos dados.

Registra tus planes de acción, comprométete con ellos. Sé honesto con tus equivocaciones, y más que buscar culpables, hazte cargo de mejorar un poco más cada día. Recuerda que las caídas siempre estarán presentes, que al ser pequeñas su daño no será tan grande, y que siempre podremos sacarle provecho al aprendizaje que nos entreguen.

Fomenta la comunicación
Primero, si trabajamos con un equipo, intentemos de que su número de integrantes no sea tan grande. La Ley de Brooks indica que a mayor complejidad y pasos de sobra añadamos a nuestro trabajo; más nos tardaremos en finalizarlo, y mientras más personas estén involucradas, más nos costará mantener una buena comunicación y reaccionar ante problemas.

Podemos aplicar para nuestra organización y la de nuestros compañeros la Daily Scrum, una pequeña ceremonia diaria de no más de quince minutos donde compartimos lo que hemos hecho para conseguir nuestros objetivos. Pongamos en esta reunión energía y que nos sirva como un energizante para seguir con nuestro trabajo, además de que reforzaremos el sentido de equipo.

Recomendamos también, aplicar radiadores de información que sean fáciles de mantener y que nos permitan transmitir y recordar información importante sobre nuestro avance. Como práctica clásica están las cartulinas o un tableros donde podamos meter manos con post-its, pero debido a la pandemia algunas aplicaciones como miro.com o trello.com pueden ayudar bastante, y no sólo para compartir conocimiento, sino que además para ayudarnos con la organización, priorización y registro de nuestras actividades.

Finalmente, quisiéramos recordarles que uno de los peores enemigos que encontraremos disfrazados de ayuda, son los procesos burocráticos y la grasa innecesaria, los cuales muchas veces cumplirán un rol de cuello de botella a la hora de permitirnos generar resultados. Mientras menos resistencia tengamos, más sencillo generaremos mejoras. Ante eso, queremos recalcar lo que dijimos antes, la agilidad es un medio, cuyo objetivo va mucho más allá de cumplir: Añadir Valor.