4 Puntos para mejorar tu Daily Scrum

La rutina, el sinsentido y el día a día. Lo urgente cada vez devora con más fuerza aquello que consideramos importante, y las bases y principios generados con un objetivo bastante claro en un inicio, se suelen perder en los procesos mecánicos y repetitivos. Es normal, después de todo lo que más desgasta nuestra voluntad y motivación no son los problemas ni los obstáculos, sino que el tiempo mismo.

Por eso mismo hoy queremos poner atención especial en algo que hacemos de manera constante, pero que rara vez nos preguntamos si estamos haciendo de la manera correcta o si realmente nos está entregando valor: Nuestra sincronización diaria o Daily Scrum.

«El propósito de la Daily Scrum es inspeccionar el progreso hacia el objetivo del Sprint y adaptar el Sprint Backlog según sea necesario, ajustando el trabajo planificado entrante» – La Guía Scrum 2020

Erradamente, muchos suelen entender a la sincronización diaria como una reunión de reporte, donde se le menciona al líder lo que se ha hecho para que este pueda mantener control sobre las actividades de cada integrante. Una reunión donde actualizamos estos tableros de colores para que nuestros gerentes e interesados puedan ver cómo se van moviendo sus requerimientos.

Nada más alejado de la realidad. Parte de la filosofía de Scrum se centra en el trabajo en equipo, en la identidad del colectivo y en formar a un grupo de personas que potencialmente podrán compartir y nutrirse de las experiencias de sus compañeros, así como en generar una forma de organizarse mejor que la que cualquier jefe pueda dictarles. Por eso, es necesario dejar marcado en el conocimiento de todo integrante que la Daily Scrum es un evento enfocado en dar valor al equipo, y no en generar una carga para este.

Hacemos la Daily con todo el equipo para fomentar la comunicación de los integrantes, levantar impedimentos y fomentar la multifuncionalidad y la autoorganización. La hacemos corta, para no perder el enfoque en detalles innecesarios. La hacemos periódica para reducir la complejidad de su gestión y participación. Pero por sobre todo, hacemos la sincronización para identificar como equipo la mejor forma de acercarnos a nuestros objetivo.

Si quieres mejorar tu Daily es importante que mantengas esto presente en todo momento, y que lo recuerdes a tus compañeros cuando veas que la atención y la motivación se está perdiendo. Sin embargo, si esto es algo ya interiorizado, te traemos también algunos consejos que pueden ayudarte a sacarle más provecho a este evento.

1) MANTÉN EL ENFOQUE CON UN RADIADOR DE INFORMACIÓN
Da igual si es un Jira, un Trello, un dashboard o un post-it con el objetivo del Sprint escrito. Mantener visible un radiador que contenga los detalles y las metas de la información que estamos hablando ayuda a los integrantes del equipo a recordar puntos que podrían pasarse por alto.

Recomendamos que en caso de ser un Kanban o un Sprint Board, no sea a nivel de tareas específicas, sino que a nivel de requerimientos, tickets o historias de usuario. De esa manera no abrumamos con detalles técnicos a quienes no los manejan. Además, el actualizar estos tableros conforme avanza el diálogo genera sensación de progreso que podría afectar de manera positiva a la motivación general.

2) RESPETA EL TIEMPO DEL EVENTO
Es normal en equipos nuevos el querer aprovechar la instancia para resolver todos los problemas que no se pudieron arreglar en el resto del día. Está bien y es entendible, sólo que este no es el momento para hacerlo. Recordemos que este evento no está agendado en 15 minutos sólo porque sí, ya que es una forma de promover el que debemos ser capaces de centrarnos en nuestro progreso y nuestra planificación del día como equipo de manera breve, clara y concisa.

Es decir, debemos velar por mantener un lenguaje simple, por no sostener un discurso muy largo que impida que los demás participen y por entender que aquellos pendientes que no pudimos resolver en las últimas 24 horas tampoco van a ser resueltos en estos quince minutos. El lado bueno, es que este evento no tiene por qué ser el único espacio de sincronización. ¿Necesitas armar una War Room para conversar detalles específicos sobe cierto aspecto técnico? No hay problema, respeta el tiempo de todos y ármala después de la daily.

3) ASISTE CON PUNTUALIDAD
Algo quizás obvio cuando hablamos de compromisos, pero su importancia es crucial, sobre todo cuando llegar 5 minutos tarde significa perderse 1/3 de la reunión. Por esto mismo es que este evento debe ser programado por el mismo equipo en un horario fijo al que todos sean capaces de llegar con tiempo y sin dificultades.

Ahora, dependiendo de la cultura de la cultura del equipo puede resultar contraproducente el fijarlo a primera hora de la mañana, es bueno mantener presente que este evento está hecho principalmente para planificar cómo nos acercaremos a nuestros objetivos, por lo que se recomienda que se haga en un horario temprano para aprovechar más la jornada.

4) PROMUEVE LA ESCUCHA ACTIVA
Fomenta el que cada integrante entienda lo que están haciendo sus compañeros. Si es presencial, dejen los teléfonos y computadores de lado; si es remota, enciendan su cámara. Facilita tu mensaje con un resumen al finalizarlo y resiste la tentación de interrumpir salvo en caso de que sea completamente necesario.

Recordemos que la idea de este evento es que todos podamos entendernos, y no venir a exponer ante una pantalla sobre las cosas que hicimos el día de ayer. Finalmente, mantén la voluntad para ayudar a tus compañeros de equipo mediante pedidos efectivos: ¿Qué es lo que necesitas? ¿Para cuándo lo necesitas? ¿Por qué lo necesitas?

Otros Consejos:

  • En reuniones presenciales puedes utilizar un «tótem» (una pelota o un peluche) que se van pasando los integrantes a medida que toman la palabra para presentar. Sólo aquél que tenga el tótem puede tomar la palabra. Así evitas interrupciones y lo haces más fluido.
  • En reuniones remotas si bien no se puede pasar una pelota, si puedes encargarle a cada integrante del equipo que escoja al siguiente que se le dará la palabra.
  • Puedes dejar visible para todos un cronómetro con el tiempo restante del evento, así todos estarán conscientes de que no deben tardarse tanto.
  • En reuniones presenciales, además puedes fomentar que se haga de pie o en alguna posición incómoda para fomentar que los integrantes no se extiendan con sus explicaciones.

Finalmente, quisiéramos recordarles que si bien el rol del facilitador ayuda mucho a este evento (Sobre todo en equipos inmaduros) no es 100% necesario que participe en todas las sesiones. Es más, la idea es que el mismo equipo se vaya empoderando de la Daily Scrum con el tiempo y que puedan realizarla por su cuenta a medida que van creciendo.

Y con esto, cerramos el artículo de hoy. Aprovechamos de pedirles disculpas por la baja actividad que hemos llevado con el sitio en los últimos meses, puesto que han ido apareciendo múltiples urgencias que nos toca resolver (ya saben cómo es esto). Pero tranquilos, que vamos a aprovechar este 2023 para volver con toda la fuerza que nos faltó el año pasado.

Si te interesa aprender más sobre las Dailys y cómo aplicarlas, te recomendamos revisar el origen de estas en este libro: «Scrum, el arte de hacer el doble de cosas en la mitad del tiempo». Y si te interesa contactarte con un equipo que apoye a tu organización a adoptar una cultura más adaptable a la errática realidad, te recomendamos enviarle un mensaje a nuestro partner BlackHat y ver qué opciones pueden ofrecerte. ¡Feliz día a todos!

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