Técnicas que te ayudarán a Priorizar

Priorización.  La ciencia de definir que solucionaremos ahora, que solucionaremos después y que patearemos hasta la próxima vez que nos toque sentarnos a cabecearnos con la lista de pendientes. Algo a lo que muchos prefieren evitar ya que resolver los problemas en orden de llegada suele ser mucho más atractivo a corto plazo, y nos genera más rápido esas pequeñas descargas de dopamina que nos ayudan a mantener la motivación en niveles dudosamente aceptables (Y porque es más fácil también).

Por eso hoy, después de priorizar algunos de los tópicos que nos dejaron como sugerencia en el instagram del blog, les traemos algunas de las técnicas más sencillas y cómodas para poder darle un orden a tus historias de usuario (O cualquier otra tarea de su vida si le aplican un poco más de imaginación). Y no, las técnicas no están priorizadas bajo ningún orden en particular.

1) Método Moscow

Moscow, como la capital de Rusia. Es una nemotecnia de MUST, SHOULD, COULD y WON’T. Que en cristiano sería:

• Lo que debemos hacer, y haremos de inmediato.

• Lo que deberíamos hacer, y haremos en lo posible.

• Lo que podríamos hacer, y haremos si nos da la capacidad.

• Lo que no haremos ahora, y haremos más tarde… tal vez.

Cuatro categorías que nos entregan valor al ayudarnos a ordenar elementos de nuestra lista del producto y facilita mucho el trabajo que se tomará próximamente. Así que la próxima vez que tu Product Owner insista en que cada aspecto es igual de importante y tiene que estar para mañana, menciónale lo que ya sabes sobre la capital del Vodka.

2) Pirámide de Priorización

Y saltamos de Rusia hasta Egipto, hogar de los faraones, las momias y las estafas caracterizadas por referir cada vez más clientes hasta crear un modelo económico insostenible.

El modelo piramidal, al igual que las estafas (y los sistemas de pensiones de algunos países), consiste en dar mayor prioridad al elemento que está en lo más alto, y desde ese ir reduciendo la prioridad hasta llegar a una base llena de elementos que terminan sacrificándose, y que, si bien añaden valor, no logran beneficiarse tanto como los que están a tope.

La representación gráfica de esta técnica permite realizarla fácilmente como una dinámica a la hora de ordenar el Product Backlog. Sólo necesitan lo típico, ya saben, Post-its, Masking tape y un par de Sharpeys. Aunque por los temas de la pandemia lo más seguro es que prefieran utilizar Miro.com o algún sitio similar.

Las reglas son sencillas:

• A mayor altura mayor prioridad.

• Un nivel no puede tener más historias que el nivel que está abajo. Recuerden que intentamos hacer una Pirámide regular, bajo situaciones normales.

3) Método RICE

Dejamos los viajes turísticos para hablar de comida, del Arroz en específico, o RICE en inglés. Otra nemotecnia que nos ayuda en conjunto con una fórmula a obtener valores concretos que facilitan bastante el orden de priorización de una historia.

• La R es de Reach (Alcance) y es el número de personas que nuestra funcionalidad impactará en un tiempo definido. Por ejemplo, 100 personas en un período de un mes.

• La I es de Impact (Impacto), y es un valor del 1 al 5 que el dueño del producto deberá indicar sobre qué tan grande será el impacto que tenga nuestra nueva funcionalidad, siendo 1 un bajo impacto y 5 un alto impacto

• La C viene de Confidence (Confianza), y es otro valor del 1 al 5, pero ahora sobre la certeza que tenemos del éxito de nuestra funcionalidad, siendo 1 la inseguridad y 5 un salto de fé.

• Y finalmente la E, que es Effort (Esfuerzo), y representa la cantidad de Puntos de Historia que costaría realizar esta historia. Si en tu equipo utilizan tallas de camisetas, dale a cada una un valor numérico según su tamaño.

Con estas cuatro variables podemos calcular un valor de priorización que nos ayudará a determinar qué deberíamos trabajar primero y que no. Para eso debemos multiplicar R, I y C, y luego dividirlos por E. Algo así:

R*I*C/E

A mayor valor del Índice de Priorización, más prioridad debería tener la historia. Como tip, queda muy sencillo de graficar en un Excel para ir comparando los diferentes valores y así facilitar mejor la visibilidad de la técnica o la toma de decisiones.

4) Modelo de Kano

Y nos remontamos ahora a la década de los ochenta. Una época nostálgica donde las tensiones por la guerra fría y la gran cantidad de luces de neón hacían que los académicos, los ingenieros y los científicos pasaran horas cuestionándose sobre los asuntos que de verdad importaban: ¿Cómo podemos priorizar mejor?

De entre ellos aparece Noriaki Kano; educador y escritor de ingeniería y gestión quien nos trajo uno de los más grandes adelantos de la época después del internet, el «Modelo de Satisfacción de Cliente», o «Modelo de Kano» para los amigos.

Este consiste en clasificar los elementos según la satisfacción que entregan en sus etapas de implementación para distinguir lo que es fundamental y lo que no dentro de un producto.  De esta manera tenemos los siguientes conceptos:

• Elementos requeridos: Esas funcionalidades que nadie se molesta en pedir, porque es obvio que deben venir. Y si no están, es que el Producto no está listo.

• Elementos básicos: Aquellas funcionalidades que, si no están, molestarán al usuario, y si están, serán bienvenidos.

• Elementos Neutros: Lo que nadie pidió, y que a nadie le importa que esté.

• Elemento Inverso: Algo que nadie pidió, y que de hecho nadie quiere que esté.

• Elementos atractivos: Algo que nadie sabía que podía pedir, pero ahora que lo tienen no lo dejan de usar. Ojo con esto, ya que definirá los nuevos estándares de exigencia a futuro.

De esta manera, y tras haberlo explicado, el Modelo de Kano queda bastante cómodo para funcionar como una dinámica de pegar Post-its sobre las diferentes flechas del gráfico, o en zonas que nos permitan identificar cuanta satisfacción provocaría entregarlas o no. Y así, priorizar mejor esa lista interminable.

5) Valor de Negocio VS Complejidad

 Y damos cierre con otra fórmula, pero esta vez más sencilla que las anteriores, y que también queda perfecta para una dinámica de priorización. Para esta es necesario definir dos conceptos:

• Valor de Negocio: Un valor del 1 al 5, o del 1 al 10, entregado por el Product Owner. Este valor puede ser entregado según su propia experiencia, o según las técnicas anteriores de la pirámide o el Modelo de Kano. Y consiste en evaluar con un número alto las historias que aportan mayor valor, y con un número menor las que aportan menos.

• Puntos de Historia: Unidades de estimación de complejidad o esfuerzo para poder completar la historia. Definidas por el equipo, obviamente.

La idea de esto es que, por cada historia, dividiremos su Valor de Negocio por los Puntos de Historia, y esto nos dará un Valor de Prioridad. El valor de prioridad apunta a una relación entre lo que aporta al negocio y el coste en esfuerzo, y a mayor valor de Prioridad, antes deberíamos tomarla.

Hay muchas más técnicas o métodos para ordenar las prioridades, algunos más o menos complejos, con un mayor o menor grado de exactitud (Aquí por ejemplo, hablamos sobre el Principio de Pareto, otra técnica muy útil para priorizar). Con este artículo queríamos compartir algunas técnicas sencillas que en la práctica nos han dado excelentes resultados. Ahora es tu turno de decirnos, ¿Te añaden valor estas técnicas? ¿Te gustaría probar alguna nueva? ¿Qué experiencia has tenido dándole prioridad a tus necesidades?

Si te interesa aprender más sobre Scrum como marco de trabajo, te recomendamos mucho «Scrum, el arte de hacer el doble de cosas en la mitad del tiempo«. Si quieres aprender sobre el principal mecanismo de mejora de Scrum, te recomendamos «Retrospectivas: Haciendo buenos equipos, mejores«. Y si te interesa contactarte con un equipo que apoye a tu organización a adoptar una cultura más agile, te recomendamos enviarle un mensaje a nuestro partner BlackHat y ver qué opciones tienen para ti.