5 Métricas para formar equipos de alto desempeño

Si bien los Agilistas suelen ser caricaturizados como personas que detestan planificar, y que sienten una fuerte alergia por documentar cualquier cosa que salga de la boca de un hombre con corbata, el aprendizaje empírico suele apuntar en una dirección completamente diferente. Pocos entienden que priorizar un aspecto no significa dejar de darle atención a otro que si bien, no tiene nuestro foco, sigue proporcionando utilidades a largo plazo.

Nos adaptamos por sobre apegarnos a un plan inicial, lo que se traduce más en que estamos planificando constantemente, formalmente al inicio de la iteración, coloquialmente, 2 o 3 veces por día. Y como hacer una Gantt después de cada comida no resulta del todo productivo, pues terminamos reflejando nuestros esfuerzos de una forma más minimalista: Moviendo un post-it o una tarjeta en Jira.

Ahora, la idea de nuestra planificación constante es el poder acompañarla con reflexión, pero no una basada en la longevidad de los crustáceos, sino de una que esté acompañada por datos duros de nuestro trabajo (Recordemos que estamos intentando ser un poco mejores cada día).

Y nada tiene más peso que la verdad a la hora de buscar conclusiones y planes de mejora, y es por eso que hoy entraremos en terrenos de métricas, las cuales obviamente habrá que documentar de alguna manera. Pero no se preocupen, intentaremos ser lo más ligeros posibles a la hora de obtener la información relevante, y así nadie tendrá que escribir un informe al respecto (Te apunto a ti, PMO “Ágil”).

Sin embargo, queremos diferenciarnos un poco de la competencia y dejar de lado algunos conceptos obvios como la “Velocidad del equipo“. ¿Por qué? Por que es un mecanismo de mejora subjetivo que resulta un poco complejo de mostrar frente al caballero de traje y corbata, y porque prácticamente todo el mundo lo aplica como más le acomoda: Que Fibonnacci, que No Estimates, que Story Points, etc. Incluso supimos por ahí de unos que estimaban en horas (Pro-tip: No lo hagas)

La idea acá es aportarte con métricas que puedas comenzar a implementar desde ahora mismo, y que tras analizarlas y reflexionar sobre ellas puedas encontrar más de un plan de acción para potenciar a tu equipo, esta vez diferente a “Aumentemos la carga el próximo Sprint”. Así que revisémoslas:

1) Lo Comprometido vs lo Completado
Y partimos las reflexiones con algo que en un inicio puede considerarse muy cercano a lo que mencionamos que no tocaríamos. Pero que, a pesar de lo sencillo, resulta increíble la poca cantidad de equipos que le dan importancia a esto: Ver al Inicio del Sprint cuánto tomaremos, anotarlo y luego compararlo con lo que estamos entregando.

Ya sea en número de historias, o en cualquier otra unidad que utilicemos, siempre añadirá valor el saber si se están respetando nuestras iteraciones, si estamos cumpliendo con nuestra palabra, o si estamos sufriendo cambios en los alcances a mitad de un Sprint.

Descuidar este aspecto puede terminar con equipos frustrados por la sobre-carga de trabajo. Eso sí, corresponde levantar el pecho y recordar que no somos perfectos, y que pueden haber pequeñas variaciones debido a cambios ligeros o experimentos. Pero si comenzamos a notar un patrón considerable y repetitivo, tal vez sea hora de dedicar alguna retrospectiva específicamente a entender qué está pasando antes de que nos cataloguen de “poco confiables“.

2) WIP
Y una de las mejores formas que tenemos para asegurar que completaremos algo, es enfocarnos en avanzarlo hasta tenerlo terminado. Algo que puede resultar más complejo de lo que parece, sobre todo cuando la concentración debe mantenerse (O mejor dicho: “Desperdiciarse“) en múltiples frentes al mismo tiempo.

Porque somos humanos, pero que sólo tenemos dos manos y porque al dividir nuestra concentración, nunca lo haremos en un perfecto 50/50, siempre habrá desperdicio. A mayor división, mayor desperdicio. Al contrario, tanto nuestra productividad como nuestra atención a los detalles se mantendrá en niveles altos si estamos centrados en una sola tarea a la vez, y mantenemos baja la cantidad de pendientes que realizar.

Es por eso que debemos mantener controlado y vigilado el WORK IN PROGRESS (“Trabajo en progreso” en cristiano). Es decir, revisar que la diferencia entre el trabajo que estamos realizando y la cantidad de trabajo pendiente, sea más o menos similar a lo largo del tiempo.

De esta manera podremos detectar si nuestro equipo está trabajando en demasiadas cosas simultáneamente, e intentar replantear las estrategias con las cuales hacemos frente a las necesidades del cliente. Recordando siempre que una menor carga, suele significar resultados más sencillos, y por lo tanto una menor frecuencia de entrega (Y todo lo que eso pueda implicar).

3) Cantidad de Errores e Incidencias
Ahora, una menor frecuencia de entrega o una mayor “Velocidad” no siempre son signos de estar haciendo bien las cosas. En más de una ocasión nos ocurrirá que iremos como caballos por la pista de carrera, y no prestaremos atención a los detalles que en primera instancia pueden ser mínimos, pero que realmente son cruciales para nuestros resultados.

Cualquiera puede avanzar rápido, pero la rapidez es sólo un punto a favor, no es nuestra meta. Nuestro objetivo final es la satisfacción de un cliente, y eso significa entregar algo que cumpla con los estándares mínimos que se exigen. De nada sirve entregar antes que nadie, si lo que entregamos no está bien.

Nos referimos a errores cuando dentro de nuestra iteración, se nos devuelve algo en nuestro flujo. Cuando algo que supuestamente estaba listo para ser entregado, comienza a mostrar la hilacha y no logra pasar el ciclo de pruebas establecido. El llevarnos la cuchara a la boca mientras cocinamos y decir: “Le falta sal“, algo casi inevitable en procesos de incertidumbre, y sobre todo en la industria del software. Sin embargo, un gran número de errores conlleva a un gran volumen de retrabajo, y si un porcentaje importante de tu Sprint es dedicado a rehacer algo que podría haber sido finalizado hace días, o a resolver tareas que van surgiendo debido a problemas de desarrollo, entonces tenemos un problema.

Las Incidencias, en cambio, son asuntos que tras pasar por el ciclo de pruebas satisfactoriamente, detonan en un inconveniente para nuestro usuario final. Ya sean errores no detectados, o funcionalidades que, en lugar de ser beneficiosas, terminan con una estrella menos en nuestro libro de críticas.

A diferencia de los errores, las incidencias son algo mucho más serio a lo que hay que dar prioridad. Y el hecho de que se presenten de manera múltiple y constante, una razón para alarmarse. Por eso, recomendamos siempre mantener esta cantidad en el ojo, e investigar su causa desde la raíz.

4) Felicidad del equipo
Entonces, personas que entregan lo que prometen a un ritmo constante y preocupándose por la excelencia. Pero ¿Por cuánto tiempo podremos durar así? ¿Acaso lo que importa es volvernos en máquinas de software?

Personas y sus interacciones por sobre los procesos. ¿Y qué más centrado en las personas que su motivación y su felicidad? Si bien, no es nuestra responsabilidad el mantener motivado a nuestros compañeros, el poder entenderlos y saber cómo se sienten vuelve mucho más sencillo el trabajo de un facilitador o el de un líder servicial.

Diversos estudios apuntan a que un individuo que es feliz con su labor, tendrá una mayor productividad y una mejor capacidad creativa, lo cual viene de maravilla a la hora de trabajar en ambientes inciertos. Por lo mismo, recomendamos medir la felicidad de tu equipo, ya sea día a día o de iteración en iteración. Proponerse metas a corto y a largo plazo para mejorarla, y permitir que las opiniones se compartan para así mejorar no sólo nuestra instancia de trabajo, sino que a nosotros mismos también.

MoodApp de Attlasian o TeamMood.com son plataformas especialidades que pueden brindar apoyo para estimar esto. Un calendario Niko Niko resulta una opción más económica, sobre todo uno gestionado en Trello o Miro para tiempos de pandemia. Pero si el tiempo es escaso, siempre sirve realizar una pequeña dinámica de recolección de información en la Retro. Da igual la herramienta que escojas, lo importante es revisar los niveles de felicidad, analizarlos, entenderlos y por supuesto mejorarlos. Si te interesa profundizar un poco más en la felicidad de tu equipo, revisa este artículo!

5) Satisfacción del cliente.
Y ahora es cuando tiramos todo lo aprendido a la basura. De nada nos servirá ser confiables, constantes, entregar algo de calidad, y ser felices haciéndolo, si lo que hacemos no es sustentable, si nuestro resultado gana todos los premios secundarios, pero no logra satisfacer a quien debe: Nuestro Cliente.

Y este quizás es el recordatorio más importante para quien aplique Agilidad. Los marcos de trabajo, las prácticas y el cambio de paradigma tiene un sólo objetivo: Entregar Valor. Si no cumplimos con esto, lo demás realmente no importa mucho. Recordemos: Colaboración con el cliente por sobre una negociación contractual.

Por lo mismo, todo equipo debe conocer a su cliente, entenderlo y mantenerse en comunicación con él. Recibir su retroalimentación es la mejor guía para conseguir el éxito, por lo que facilitemos los caminos para conseguirla. Preguntémosle en una escala del 1 al 5 qué tan satisfecho está con nuestro trabajo, entreguémosle una pequeña encuesta de satisfacción al finalizar una iteración y por sobre todo invitémoslo a revisar y a opinar sobre nuestro producto de cuando en cuando (Sprint Review).

Si el feedback es positivo, busquemos formas de replicarlo. Si es negativo, analicemos maneras de sobrellevarlo o evitarlo a futuro. No nos quedemos simplemente en los papeles, y pongamos manos en acción a la hora de entregar valor. Y una vez que lo estemos haciendo bien, veamos cómo podemos optimizar nuestra forma de seguir entregando.

¡Y con eso estaríamos por ahora! Esperamos que estas métricas te sirvan para generar instancias de reflexión y acercarte un poco más al éxito con tu equipo. Cuéntanos, ¿Qué formas de medir el éxito emplean con tu equipo?

Si te interesa aprender más sobre Agilidad y sus buenas prácticas, te recomendamos mucho “Scrum, el arte de hacer el doble de cosas en la mitad del tiempo”. Si quieres aprender dinámicas para reflexionar con tus chicos, revisar “Retrospectivas: Haciendo buenos equipos, mejores”. Y si te interesa contactarte con un equipo que apoye a tu organización a adoptar una cultura más agile, te recomendamos enviarle un mensaje a nuestro partner BlackHat y ver qué opciones tienen para ti.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Salir /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Salir /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Salir /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Salir /  Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: